Как создать должностные инструкции отдела продаж

Специфика работы каждой компании и структура ее отдела продаж индивидуальна, с точки зрения бизнес-процессов. Поэтому создавать должностные инструкции отдела продаж, необходимо учитывать особенности бизнес-модели продаж.

Если вы создали должностную инструкцию руководителя отдела продаж то на очереди — линейные сотрудники. Возможно, это менеджер продаж и офис-менеджер, сервис-менеджер и ассистент менеджера продаж, менеджеры региональных продаж и продуктовых групп.

Одна из задач, которую решает должностная инструкция — визуальное описание функций, задач, обязанностей и прав в процессе исполнения трудовых обязательств сотрудника и компании. Если документ составлен верно, то он не вызывает разночтений и двусмысленных толкований тех или иных терминов.

Именно поэтому в инструкции нужно максимально подробно вносить всю информацию, которая регламентирует работу, например, менеджера продаж. К сожалению, встречается ситуация, когда инструкции составлены формально и не отражают в полной мере бизнес-модель продаж.

Результат такого подхода очевиден, он выражается в виде конфликтов сторон работник и работодатель. На определенном этапе выясняется, что были какие-то дополнительные устные договоренности, которые не были внесены в согласованную и утвержденную инструкцию.

В результате, сотрудникам и руководителю отдела продаж приходится тратить время на дополнительные согласования, вместо реализации главной функции — продаж. Потери времени дорого обходятся компании и сотруднику.

Должностная инструкция является инструментом компании, который является руководством для осуществления основной деятельности сотрудников отдела продаж. На ее основе строится оценка результатов труда сотрудника.

Как создать должностную инструкцию

Начните с описания должности и подразделения, сформулируйте цель, например для менеджера продаж. Добавьте описание задач, которые предстоит решать менеджеру в процессе достижения цели.

Затем подготовьте несколько разделов в которые внесите подробные данные, например, должностные обязанности для выполнения продаж, планирования своей работы, обеспечение продаж, правила ведения служебной документации, правила контроля, права сотрудника и так далее.

Создавая описание раздела делайте это подробно. Например, в разделе «Должностные обязанности» — «Обеспечение продаж» — «Менеджер продаж обязан делать прогноз продаж и обсуждать его с руководителем отдела, вести рабочую документацию в соответствии с регламентами компании, вносить в CRM программу все данные о результатах контактов с потенциальными и текущими покупателями».

Добавьте разделы о правилах взаимодействия с вышестоящими руководителями, другими подразделениями и сторонними организациями, например, поставщиками. Тогда вам не придется разруливать конфликтные ситуации, возникшие в результате непонимания таких правил.

Обязательно добавьте раздел «Критерии оценки эффективности менеджера», это несколько важных параметров, которые дадут сотруднику четкое понимание правил оценки его труда. 

Например, для менеджера продаж это будет:

• Выполнение месячного плана продаж по валовому объему продаж,
• Количество продаж,
• Количество новых клиентов,
• Качество ведения записей в CRM,
• Качество планирования и подготовки прогноза продаж на квартал.

Само собой разумеется, что уровень вашей автоматизации должен обеспечивать получение всех этих данных в несколько кликов мышки. Для того чтобы все заинтересованные сотрудники могли ежедневно оценивать результат своего труда  у вас должна быть внедрена программа CRM.

Если возникнут вопросы или затруднения, свяжитесь с нами, мы совместно выполним аудит вашей системы продаж, в результате вы получите план изменений, который поможет увеличить продажи.

Удачи в разработке должностных инструкций!