Как проводить совещания в отделе продаж

Для проведения совещания важно определить цели такого мероприятия. После этого станут понятны задачи и временные бюджеты, необходимые для их реализации. Предположим, что целью совещаний будет обеспечение процесса продаж товаров и услуг в соответствии с правилами и регламентами для выполнения планов продаж.

Функции совещаний

1. Постановка задач сотрудникам отдела.
2. Планирование, координация, контроль и оценка результатов.
3. Совместная выработка оперативных решений для проблем.
4. Информирование, инструктирование, разъяснение, опрос и оценка мнений.
5. Психологическая поддержка и мотивация сотрудников.

С большой уверенностью можно утверждать, что любой руководитель заинтересован в качественном проведении совещаний. Вы спрашиваете, что следует понимать под критериями качества?

Критерии качества совещания

1. Чем быстрее проходит совещание, тем лучше, потому что товары и услуги сами себя не продают.
2. Всем участникам заранее известен регламент проведения совещания: дни недели и время, участники совещания, обсуждаемые вопросы, форма участия (оффлайн, онлайн) и формат подготовки данных.
3. Организатор совещания, ставя задачи, определяет сроки и формат отчета о выполнении.
4. Вопросы, обсуждаемые на совещании, документируются в CRM.
5. Результатом совещаний является выполнение плана продаж.

Для реализации возможности проведения качественных совещаний разработайте регламент проведения и доведите его под роспись всем сотрудникам в части их касающейся. Периодичность и продолжительность проведения совещаний подбирается индивидуально.

Это зависит от особенностей развития бизнеса, способов и каналов продаж продукта, уровня автоматизации продаж. Оптимальное время большого совещания составляет 15 - 20 минут, для планерки — 5 минут. 

Периодичность больших совещаний — 1 раз в неделю, обычно в пятницу для оценки результатов работы и постановки задач на будущее. В ходе такого совещания проводится сравнение результатов фактических и плановых продаж по каждому менеджеру для мотивации и стимулирования выполнения плана продаж.

Планерка проводится по утрам, например, с 9:00 до 9:05 для информирования об изменениях в оперативных планах, передачи рабочего импульса и настроя на рабочий лад. Главное правило проведения состоит в том, что на нее выносятся только вопросы, касающиеся всех сотрудников отдела продаж. На планерке можно ставить задачи, раздавать аплодисменты сотрудникам, успешно выполняющим план продаж и отвечать на общие вопросы.

Задачи и вопросы, касающиеся конкретных сотрудников, обсуждаются с ними после планерки в индивидуальном порядке. Делать замечания и ругать лучше в приватной обстановке, чтобы не унижать сотрудника перед коллегами.

Удачи в проведении совещаний!