Что нужно для автоматизации продаж

Существует мнение, что одним из двигателей прогресса является человеческая лень. Возможно, именно поэтому владельцы бизнеса автоматизируют некоторые процессы компании. При этом есть устойчивая уверенность в том, что автоматизация рутинных процессов в вашем отделе продаж принесет реальную пользу.

Как всегда в таких ситуациях, количество приверженцев автоматизации приблизительно равное количеству ее противников. Предлагаем разобраться в этом вопросе, чтобы понять, насколько это будет полезно вашему бизнесу.

Оптимизация процесса продаж

Что мы понимаем под оптимизацией продаж — это возможность системного выполнения необходимых действий, связанных с бизнес-процессом «Продажа» с максимальной скоростью и качеством, отвечающим требованиям регламентов. Что требуется для оптимизации работы средствами автоматизации продаж?

1. Возможность сокращения времени, необходимого для выполнения рутинных действий для повышения производительности труда сотрудников.
2. Обеспечение необходимого уровня качества работы, соответствующего требованиям правил и регламентов, снижая издержки на устранение человеческих ошибок.
3. Возможность хранения данных о совершенных действиях без участия или с минимальным участием людей.
4. Обеспечение необходимого уровня пользы, жизнеспособности и возможности развития функционала.

Для того чтобы понять, что нужно автоматизировать, двигаясь по тернистому пути оптимизации системы продаж, нужно определить список задач. Отдел продаж любой компании, осуществляя соответствующий основной бизнес-процесс должен приносить прибыль владельцу бизнеса, попутно решая ряд социальных задач.

Функции отдела продаж

• Планирование продаж — выполнение плана поступления денежных средств от реализации товаров и услуг.
• Обработка входящих запросов — развитие канала пассивных продаж.
• Исходящие звонки по базе потенциальных клиентов — развитие канала активных продаж.
• Исходящие звонки по базе клиентов для инициации повторных продаж — продуктовое и проектное развитие продаж.
• Документальное и информационное оформление сделок — сопровождение продаж.
• Прием оплаты — контроль поступления платежей и обеспечение высокой оборачиваемости дебиторской задолженности.
• Организация доставки товаров и оказание услуг — транспортное и информационное сопровождение продаж.
• Работа с рекламациями — после продажное сопровождение.
• Сбор информации о рынке и конкурентах — анализ продаж, прогнозирование и планирование продаж.

Для совершения сделки в различных каналах продаж необходимо провести переговоры, определить потребность, сделать предложение, которое понравится покупателю, получить оплату и отгрузить товар или оказать услугу. 

Задачи автоматизации продаж

1. Создание основы для системного подхода к решению задачи развития продаж.
2. Формирование информационной базы о контрагентах и продажах.
3. Обеспечение сохранности данных и защиты от несанкционированного доступа к базе данных третьих лиц.
4. Автоматизация простых и сложных периодических операций процесса продаж.
5. Интеграция программ и сервисов для повышения эффективности труда.
6. Реализация функции всестороннего контроля выполнения задач.
7. Оценка результатов труда сотрудников и маркетинговых мероприятий.
8. Анализ информации для отчетов, прогнозов и планирования.
9. Снижение потерь в результате рисков, связанных с забывчивостью или ошибками сотрудников отдела продаж.
10. Увеличение производительности труда менеджеров в процессе совершения телефонных звонков.
11. Снижение рисков финансовых потерь, вызванных отсутствием ответственного сотрудника в результате болезни, отпуска или увольнения.

Для автоматизации задач, которые непосредственно связаны с осуществлением продаж лучше использовать программу CRM.

Выгоды применение CRM

1. Надежное хранение информации и защита от потерь базы данных клиентов.
2. Соблюдение режима сохранности коммерческих данных, через индивидуальный доступ в аккаунты сотрудников.
3. Возможность территориальной независимости для пользователей — доступ из любой точки мира.
4. Универсальные рабочие свойства применения через десктопную и мобильную версии приложения для сотрудников, осуществляющих работу «в полях».
5. Сегментирование базы клиентов на основе любых параметров: по менеджерам, регионам, продуктам и так далее.
6. Разделение прав доступа сотрудников для обеспечения правила, когда с одним контрагентом работает один менеджер.
7. Снижение времени для сохранения информации за счёт возможности автоматического сохранения данных о контрагентах: записи звонков и комментарии.
8. Снижение рисков ошибок в документах, вызванных человеческим фактором, через загрузку шаблонов, которые оформляются в несколько кликов.
9. Автоматизация процесса отправки писем, сообщений и документов через интеграцию с почтовыми программами.
10. Возможность формирования отчетов для анализа продаж в ручном и автоматическом режиме.
11. Возможность совместной работы с различными этапами и документами проектных продаж и так далее.
12. Снижение рисков имиджевых и коммерческих потерь, возникающих в результате забывчивости сотрудников, автоматически напоминания о задачах этого не позволят.

Если у вас нет программы CRM, задумайтесь о ее внедрении. Для того чтобы облегчить процесс выбора воспользуйтесь чек-листом.

Чек-лист для подбора CRM

1. Цели внедрения определены.
2. Задачи внедрения определены.
3. Аудит бизнес-процесса продаж проведен.
4. Проблемы, связанные с бизнес-процессом продаж определены.
5. Проблемы, связанные с работой менеджеров определены.
6. Создано описание бизнес-процесса «Продажа».
7. Разработана воронка продаж для всех каналов продаж:

• Определены этапы продаж и действия;
• Этапы зависят от действий менеджера, которые он может предпринять;
• Содержание соответствует реальному положению вещей в компании;
• Переход с этапов зафиксирован и обусловлен действием, событием или документом;
• Повторные действия на разных этапах отличаются по своей сути.

1. Разработаны формы необходимых отчетов.
2. Определен список необходимых полей в CRM.
3. Разработан план изменений бизнес-процесса «Продажа».
4. Выбор необходимых функций CRM:

• Система складского учета;
• Работа с кассами;
• Работа с дисконтными картами;
• Работа со штрих - кодом;
• Интеграция с бухгалтерией 1С: Предприятие;
• Интеграция с электронной почтой;
• Интеграция с сервисом IP телефонией;
• Возможность записи звонков;
• Интеграция с сервисом обратного звонка с сайта;
• Интеграция с чатом сайта;
• Интеграция с формами обратной связи;
• Интеграция с формами опросов с сайта;
• Интеграция с сервисом почтовых рассылок;
• Интеграция с сервисом SMS рассылок;
• Интеграция с социальными сетями;
• Интеграция с сервисом обмена файлами.

1. Необходимые функции CRM определены.
2. Проведена консультация с техническим экспертом (Директор IT департамента).
3. Проведена консультация с финансовым экспертом (Финансовый директор).
4. Проведена консультация с основным пользователем (Коммерческий директор).
5. Определена CRM и ее версия:

• Десктопная версия;
• Облачная версия на стороннем сервере;
• Облачная версия на своем сервере.

1. Определена необходимая СУБД (система управления базой данных).
2. Определена  стоимость СУБД.
3. Определен тип лицензии:

• Именная (лицензия = 1 пользователь);
• Конкурентная (лицензия = 1 подключение).

1. Определена стоимость владения в ближайшие 1-3 года.
2. Определена стоимость технической поддержки.
3. Определена стоимость настройки.
4. Определена стоимость обучения.
5. Определена стоимость изменения версии.
6. Определена стоимость интеграции с 1С, мессенджерами, IP-телефонией.
7. Определена стоимость интеграции с сайтом.
8. Определена стоимость интеграции с виртуальной АТС.
9. Определены обязательные условия приобретения.
10. Определен минимальный срок оплаты (для облака).
11. Определено минимальное количество пользователей.
12. Разработана презентация внедрения CRM для учредителей.
13. Проведена презентация и обсуждение для учредителей.
14. Разработана презентация внедрения CRM для руководителей.
15. Разработана презентация внедрения CRM для менеджеров.
16. Проведена презентация и обсуждение для руководителей.
17. Проведена презентация и обсуждение внедрения CRM для менеджеров.
18. Проект внедрения согласован и утвержден руководством.
19. Разработан план внедрения.
20. Определен бюджет внедрения.
21. Утвержден бюджет внедрения.
22. План внедрения согласован и утвержден руководством.
23. Определен ответственный за внедрение CRM.
24. Определен список сотрудников для работы в CRM.
25. Определена дата начала и срок внедрения CRM.

До подключения и настроек CRM программы очень важно иметь необходимые регламенты, которые позволят сотрудникам избежать ошибок. Обязательно подготовьте инструкции для пользователей, проведите обучение и ежедневно контролируйте соблюдение сотрудниками правил работы в программе.

Оставьте заявку и мы поможем в создании отдела и формирование системы продаж с необходимым уровнем автоматизации.

Удачи в автоматизации отдела продаж!