Как внедрить CRM с минимальными издержками

Для успешного ведения дел в бизнесе требуется внедрение рабочих инструментов, которые обеспечат достижение целей владельца компании. Довольно часто, процесс внедрения сопряжен с дополнительными издержками. Чтобы внедрить CRM с минимальными издержками необходимо выполнить несколько правил.

Этапы внедрения CRM

Сначала определите цели и задач, которые необходимо решить. До начала применения CRM, должна быть уверенность в том, что в результате ее внедрения вы получите усиление бизнеса в части продаж. Для этого у вас уже должно быть описание бизнес-процесса «Продажа».

Определите участников процесса, ответственных за каждый этап, сроки этапов, момент перехода ответственности, правила переходов, точки контроля и ответственный за контроль. Если нет, то попытка внедрения, скорее всего, принесет вам усиление хаоса, царящего в отделе продаж.

Подготовьте описание этапов и действий воронки продаж для каждого канала. Содержание должно соответствовать реальному положению вещей и состоянию дел «как надо».

Все переходы между этапами должны быть обусловлены конкретным действием, а повторные действия отличаются по своей сути. Например, переход к этапу «Договор» осуществляется после отправки счета и договора.

У вас должны быть подготовлены формы отчетов разного назначения. Содержание отчетов содержит всю необходимую информацию для принятия управленческих решений. Например, отчеты о продажах менеджеров в полной мере отражают уровень активности и результаты продаж. Это количество совершенных звонков, их продолжительность и уровень конверсии, количество отправленных счетов, суммы продаж и так далее.

Другой вид отчетов содержит данные об экономических результатах продаж: прибыль отдела, уровень прибыльности по сделкам, продуктам, клиентам, менеджерам, средний и максимальный счет.

На следующем этапе необходимо сделать анализ и определить набор функций для программы. Например, возможность интеграции с программой складского и бухгалтерского учета, работы с кассовыми аппаратами, терминалами и так далее. Для выбора функций вам необходимо провести консультации с профильными руководителями подразделений компании.

После этого нужно определить количество лицензий и подходящую версию CRM, которые могут быть десктопные или облачные. Первые, устанавливаются на свой или сторонний сервер и персональный компьютер пользователей, а вторые, работают через браузер.

В процессе выбора вариантов и количество лицензий сделайте расчет владения на ближайшие 3 года. Уточните, установка, настройка, обучение и техническая поддержка включена в стоимость, или за это предусмотрена дополнительная плата. Если требуется интеграция с АТС, IP-телефонией и внешними программами или сервисами узнайте включена ли она в цену.

Узнайте каковы обязательные условия приобретения, минимальный срок для оплаты, а также максимальное количество бесплатных пользователей, если есть.

Затем, необходимо согласовать полученный в результате такой работы техническое задание и бюджет, чтобы приступить к покупке, настройке, обучению и внедрению программы CRM. Для внедрения вам потребуется назначить администратора CRM, разработать инструкцию для пользователей и регламент ведения записей, а также провести обучение сотрудников.

При создании инструкции придерживайтесь следующих правил. Иллюстрируйте описание целевых действий скриншотами или видео материалами. Инструкция должная быть скомпонована по порядку совершения целевых действий: работа с ЛИД, создание сделки, создание карточки клиента, создание сделки, работа с задачами, назначение действий и так далее.

Внесите в должностные инструкции и параметры KPI положения о заработной плате, обязательства и критерии оценки качества ведения CRM.

Если вам нужна помощь в подборе и внедрении CRM, пришлите заявку и мы вам поможем подобрать оптимальное решение, которое поможет в деле развития продаж.

Удачи во внедрении CRM!